Chuyển đổi số - Định nghĩa, vai trò và cách thực hiện hiệu quả

1. Tổng quan về chuyển đổi số

Để chuẩn bị cho hành trình chuyển đổi kỹ thuật số, trước hết, doanh nghiệp cần phân biệt được các khái niệm quan trọng.

1.1. Chuyển đổi số là gì?

Theo cách hiểu đơn giản thì “chuyển đổi số” bao gồm “chuyển đổi” và “số”:

• Chuyển đổi: Ở đây nghĩa là thay đổi một “thứ gì đó” trên quy mô rộng lớn. “Thứ gì đó” ở chuyển đổi số là “thông tin”, “quy trình”, “công nghệ”… đến cả tâm lý và nhận thức.
• Số: Ở đây là online hóa. Các “dữ liệu”, “các quy trình” không còn dưới dạng vật lý mà sẽ tồn tại ở dưới dạng “số”

Tuy vậy, định nghĩa “chuyển đổi số” ở trên không hoàn toàn là đúng. Sau đây là một số định nghĩa “chuyển đổi số là gì” của các, tổ chức và tập đoàn lớn:

• Theo FPT Digital: Chuyển đổi số là sự thay đổi mang tính căn bản về công nghệ và tâm lý, tạo ra sự đột phá và chuyển đổi quy trình cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, xã hội. Chuyển đổi số được hiểu theo nghĩa rộng hơn, bao gồm cả các hoạt động chuyển đổi con người, nhận thức, và chuyển đổi doanh nghiệp. Trong đó, số hóa thông tin và số hóa quy trình sẽ là một phần để doanh nghiệp chuyển đổi số thành công
• Theo Bộ Thông tin & Truyền thông: Chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số.
• Theo Microsoft: Chuyển đổi số là một sự đổi mới kinh doanh được thúc đẩy bởi sự bùng nổ của đám mây, trí tuệ nhân tạo (AI) và Internet vạn vật (IoT), cung cấp những cách mới để hiểu, quản lý và chuyển đổi cho các hoạt động kinh doanh của họ.

Cho dù chuyển đổi số nghĩa là gì đi nữa thì quá trình chuyển đổi số chỉ thành công khi có sự tham gia của tất cả các cấp từ lãnh đạo tới cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp với mục tiêu nhằm thay đổi cách thức làm việc và tạo đột phá trong hoạt động kinh doanh.

1.2. Các giai đoạn của chuyển đổi số

Theo FPT Digital thì chuyển đổi số của một doanh nghiệp sẽ bao gồm 3 giai đoạn chính là: số hóa thông tin, số hóa quy trình và số hóa toàn diện:

• Giai đoạn 1: Số hóa thông tin – Digitization: Là việc chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý (analog) sang dạng kỹ thuật số (digital).
• Giai đoạn 2: Số Hoá Quy Trình – Digitalization: Là việc áp dụng công nghệ để tự động hóa quy trình hiện tại.
• Giai đoạn 3: Số Hoá Toàn Diện hay còn gọi là Chuyển đổi số – Digital Transformation: Ở mức này, doanh nghiệp có thể thay đổi được mô hình kinh doanh.

Việc xây dựng và thực hiện đúng lộ trình chuyển đổi số sẽ đảm bảo xây nền móng số hóa vững chắc tiến tới bứt phá trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

3 giai đoạn của chuyển đổi số

1.3. Sự khác nhau giữa số hóa và chuyển đổi số

Số hóa và chuyển đổi số về bản chất đều là các hoạt động ứng dụng công nghệ số trong các hoạt động vận hành, sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả và tiết kiệm nguồn lực cho doanh nghiệp. Tuy nhiên vẫn có một số khác biệt đáng kể giữa số hóa và chuyển đổi số về yếu tố con người, lộ trình thực hiện, cơ sở đề xuất và quy mô lợi ích đem lại.

• Số hóa: Đây là một phần quan trọng trong chuyển đổi số và việc xây dựng nền tảng từ số hóa sẽ là tiền đề cho chuyển đổi số thành công. Số hóa chỉ đơn giản là tiếp tục duy trì phương thức hoạt động truyền thống, nhưng nhanh hơn và tốt hơn.
• Chuyển đổi số: Khác số hóa, chuyển đổi số  sẽ thay đổi toàn diện cách thức doanh nghiệp hoạt động, tương tác thông qua chiến lược phù hợp, sự hỗ trợ của công nghệ cũng như sự đồng thuận của con người.

1.4. Một số ví dụ về chuyển đổi số

Trên thế giới đã có rất nhiều ví dụ về thực hiện chuyển đổi số thành công.

Một ví dụ điển hình cho chuyển đổi số ngành ngân hàng phải kể đến JPMorgan Chase & Co. Đây là một ngân hàng đầu tư đa quốc gia của Mỹ và công ty cổ phần dịch vụ tài chính. Ngân hàng này được thành lập tại Delaware và có trụ sở chính tại Thành phố New York .

Tính đến 31 tháng 12 năm 2021, JPMorgan Chase được xếp hạng là:

• Ngân hàng lớn nhất Hoa Kỳ.
• Ngân hàng lớn nhất thế giới tính theo giá trị vốn hóa thị trường.
• Ngân hàng lớn thứ năm trên thế giới về tổng tài sản, với tổng tài sản lên tới 3.831 nghìn tỷ đô la Mỹ.

Trước khi bước vào lộ trình chuyển đổi số:

Ngân hàng  PMorgan Chase & Co. gặp không ít khó khăn liên quan đến công việc về luật và tín dụng. Những công việc này chiếm nhiều thời gian, công sức nhưng không trực tiếp tạo ra doanh thu và dễ gây sai lệch dữ liệu.

Một trong những điểm khó khăn trong nghề luật là xem xét tài liệu, nơi các luật sư doanh nghiệp tìm kiếm những khối dữ liệu lớn và sắp xếp và xác định các phần quan trọng cho thương vụ và khách hàng. Luật sư và nhân viên tín dụng của PMorgan Chase & Co. thường dành khoảng 360.000 giờ mỗi năm để giải quyết các công việc, bao gồm cả việc diễn giải các hợp đồng cho vay thương mại.

Thực hiện chuyển đổi số:

Để giải quyết vấn đề này, JPMorgan đã triển khai một chương trình có tên COiN, viết tắt của nền tảng Contract Intelligence sử dụng máy học không giám sát.  Nền tảng này giúp giảm sự tham gia của con người vào quá trình triển khai một cách tối đa. Sự thành công của COiN là kết quả của sự đầu tư trong nhiều năm về công nghệ và nhân lực chủ chốt.

– JPMorgan đã tìm kiếm và tiếp cận những nhân tài về AI hàng đầu thế giới. Họ hy vọng vào những người quan tâm đến các công nghệ, hiểu biết về đạo đức, giá trị và tầm nhìn để xây dựng một thứ gì đó quan trọng hơn những gì hiện có.

– Vào năm 2017, tổng ngân sách công nghệ của JPMorgan là 9% doanh thu dự kiến – cao gấp đôi mức trung bình của ngành. Đến năm 2018, NH đầu tư thêm 11 tỷ đô cho công nghệ mới và 50 nghìn nhân sự công nghệ. Đến 2019, ngân hàng cũng đã công bố 350 triệu đô la triển khai một sáng kiến toàn cầu kéo dài 5 năm nhằm chuẩn bị cho tương lai của ngân hàng.

Kết quả sau chuyển đổi số:

Công ty đã thành công trong việc cắt giảm thời gian dành cho việc giải thích các hợp đồng cho vay thương mại xuống còn vài giây bằng cách sử dụng máy học. Thuật toán sẽ có thể trích xuất khoảng 150 thuộc tính liên quan từ các thỏa thuận tín dụng thương mại hàng năm trong vài giây so với 360.000 giờ do người xem xét thủ công.

Bên cạnh việc tiết kiệm hàng nghìn giờ lao động, phần mềm mới còn được chứng minh là tiết kiệm chi phí, hiệu quả hơn và ít bị lỗi hơn, hứa hẹn mang đến những dòng doanh thu mới cùng sự giảm thiểu về rủi ro.

Tại Việt Nam, Tân Cảng Sài Gòn cũng là một ví dụ khá điển hình trong lĩnh vực này.

Cụ thể như sau:

Tổng công ty Tân Cảng Sài gòn đang chiếm hơn 50% thị phần xuất nhập khẩu hàng hóa qua container đường biển trên cả nước và 92% tại khu vực phía Nam.

Tân Cảng Sài Gòn đã xây dựng ứng dụng cảng điện tử Eport nhằm hỗ trợ khách hàng giao dịch thanh toán trực tuyến qua thẻ thanh toán nội địa (ATM) cá nhân và tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp (internet banking). Đây cũng là công cụ phát hành hóa đơn điện tử, đồng thời triển khai lệnh giao hàng điện tử (eDO) với các hãng tàu​.

Hệ thống cũng giúp khách hàng và hãng tàu giảm được các công đoạn di chuyển, nhận chứng từ, quản lý giấy tờ thủ công, nhất là trong thời kỳ Covid. Ứng dụng Eport đã được thí điểm triển khai tại cảng Cát Lái, giúp Tân Cảng tiết kiệm về thời gian, lao động và đặc biệt tránh nhiều rủi ro trong việc giao nhận và kiểm soát giao dịch: Sản lượng giao nhận container bình quân Tăng 14,01%​, thời gian làm thủ tục tại quầy và cổng Giảm 53,8%.

Như vậy bạn đã biết về tổng quan về chuyển đổi số là gì, vậy ứng dụng như thế nào, chuyển đổi số trong kinh doanh ra sao thì cùng tiếp tục tìm hiểu về chuyển đổi số nhé!

2. Lợi ích mang lại của Chuyển đổi số

Chuyển đổi số đã trở thành xu hướng trong những năm gần đây nhờ những lợi ích đem lại cho các đối tượng sử dụng, cụ thể như sau:

2.1. Đối với chính phủ

Ở giai đoạn đầu, việc chuyển đổi số quy mô quốc gia giúp cho việc thực hiện, tương tác giữa người dân và các dịch vụ công trở nên dễ dàng hơn. Trong trung và dài hạn, các dữ liệu có được từ quá trình hệ thống hóa dịch vụ công giúp cơ quan nhà nước quản lý tổng thể và thống nhất các dịch vụ, hoạt động chung của xã hội. Cụ thể, các lợi ích có thể kể tới bao gồm:

• Nâng cao tính công khai, minh bạch, giải trình của Chính phủ.
• Thúc đẩy phát triển kinh tế – xã hội.
• Tăng cường đảm bảo an ninh, trật tự xã hội.
• Tăng khả năng tiếp cận các dịch vụ y tế, giáo dục cho người dân.
• Nâng cao trải nghiệm người dân khi dùng dịch vụ công do nhà nước cung cấp.

Tại Việt Nam, Chính phủ đã ứng dụng Chuyển đổi số cho rất nhiều dịch vụ công. Điều này giúp người dân, doanh nghiệp có thể tương tác trực tiếp với chính quyền nhằm giải quyết các tác vụ phát sinh.

Trong đó nổi bật có thể kể đến hệ thống Bảo hiểm xã hội trực tuyến. Giờ đây người tham gia bảo hiểm có thể theo dõi toàn bộ quá trình tham gia cũng như xử lý các nghiệp vụ cơ bản trên ứng dụng trực tuyến thay vì tới cơ quan bảo hiểm trực tiếp như trước đây. Các thay đổi này đã đóng góp công lớn cho cải cách hành chính và tiết kiệm nguồn lực xã hội.

Để duy trì và phát triển các thành tựu này, chính phủ cần tiếp tục hoạch định các chiến lược số tổng thể cho quốc gia, đảm bảo sự phù hợp và nhất quán với mục tiêu phát triển kinh tế – xã hội. Trên nền tảng đó, chỉ đạo các bộ ban ngành, lĩnh vực, doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số tổng thể và kết nối ở phạm vi quốc gia, nhằm tối đa các lợi ích Chuyển đổi số đem lại.

2.2. Đối với doanh nghiệp

Doanh nghiệp là là một trong các đối tượng hưởng lợi rõ ràng nhất từ chuyển đổi số do mức độ ảnh hưởng mà công nghệ số mang lại cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Công nghệ số được ứng dụng nhằm thúc đẩy các lĩnh vực chính bao gồm tối ưu hoạt động vận hành, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tìm kiếm, phát triển các mô hình kinh doanh mới.

Cụ thể, các lợi ích có thể kể tới bao gồm:

• Thu hẹp khoảng cách giữa các phòng ban trong doanh nghiệp.
• Tăng sự minh bạch và hiệu quả trong hệ thống quản trị doanh nghiệp.
• Tối ưu hóa năng suất nhân viên.
• Nâng cao khả năng cạnh tranh.
• Tiết kiệm chi phí.

Việc chuyển đổi số trong doanh nghiệp thường được tiến hành theo một lộ trình dài hạn. Ở giai đoạn đầu của lộ trình, các sáng kiến số hỗ trợ giải quyết các vấn đề khó khăn trước mắt và mang lại ảnh hưởng lớn thường được ưu tiên triển khai trước. Như vậy, chuyển đổi số trong kinh doanh là gì, chuyển đổi số để làm gì?

Ví dụ dễ thấy nhất là việc triển khai các hệ thống văn phòng điện tử, chữ ký điện tử nhằm số hóa các thao tác trao đổi, tương tác, phê duyệt trong nội bộ. Từ đó, các công cụ giúp tăng thời gian xử lý công việc, tăng khả năng quản trị từ xa, tiết kiệm nguồn lực và minh bạch hóa dữ liệu cho doanh nghiệp.

Để có thể được hưởng lợi và duy trì các lợi ích mà chuyển đổi số đem lại, doanh nghiệp cần xác định việc xây dựng một lộ trình chuyển đổi số bài bản. Đồng thời, doanh nghiệp cần đảm bảo giám sát triển khai lộ trình phù hợp các mục tiêu đã đặt ra.

2.3. Đối với người tiêu dùng

Người tiêu dùng là đối tượng được hưởng lợi gián tiếp từ các hoạt động chuyển đổi số của chính phủ và doanh nghiệp. Cụ thể:

• Các tương tác với dịch vụ công được tiến hành thuận lợi và tiết kiệm thời gian hơn giai đoạn một cửa truyền thống.
• Trải nghiệm khi tương tác với các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp cũng được nâng cao mang lại chất lượng cuộc sống cao hơn cho người sử dụng.

Số lượng người tiêu dùng sử dụng ứng dụng số ngày càng tăng. Họ chấp nhận sử dụng các ứng dụng công nghệ mới này như một thói quen thường ngày. Theo đó, doanh nghiệp cần nâng cao chất lượng dịch vụ số để xây dựng thương hiệu, thu hút khách hàng. Nhờ vậy, người tiêu dùng có được lợi ích tốt nhất.

Một ví dụ gần gũi cho việc nâng cao trải nghiệm tiêu dùng là câu chuyện về các ứng dụng gọi xe công nghệ như Grab, Uber. Trước đây, với cách gọi xe truyền thống khá tốn thời gian, người dùng bị động trong việc chờ đợi và bất tiện trong việc thanh toán bằng tiền mặt.

Chuyển đổi số 4.0 đã tạo ra mô hình gọi xe công nghệ, làm thay đổi hoàn toàn cách thức người tiêu dùng tương tác với tài xế và công ty vận chuyển. Giờ đây, khách hàng chỉ cần ngồi ở nhà cũng có thể chủ động gọi xe, biết trước giá tiền, thời gian dự kiến và có thể thanh toán tiện lợi thông qua các ví điện tử liên kết.

3. Quy trình Chuyển đổi số

Lợi ích mà chuyển đổi số đem lại cho chính phủ, doanh nghiệp và người tiêu dùng đã được phân tích khá rõ ràng trong các phần trên. Vấn đề còn lại là việc xây dựng và triển khai lộ trình chuyển đổi số như thế nào nhằm đảm bảo mang lại các lợi ích khi thực hiện. Vậy chuyển đổi số gồm những gì?

Quy trình Chuyển đổi số bao gồm 06 bước giúp xây dựng một lộ trình số bài bản và thống nhất cho đơn vị thực hiện:

• Bước 1: Xác định mục tiêu, định hướng và chiến lược số: Bước này giúp định hướng và xác định chính xác trọng tâm chiến lược kinh doanh và chiến lược chuyển đổi số. Các mục tiêu này đóng vai trò kim chỉ nam cho toàn bộ lộ trình chuyển đổi số.

• Bước 2: Đánh giá hiện trạng và tìm ra các điểm nhức nhối: Nhằm tìm hiểu sâu những vấn đề nhức nhối trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời xây dựng các giải pháp số tiền khả thi và đo lường dự kiến về chi phí, hiệu quả đem lại của lộ trình.

• Bước 3: Xây dựng lộ trình chuyển đổi số: Nhằm trao đổi và thống nhất các sáng kiến số trên lộ trình chuyển đổi số, đồng thời truyền thông lộ trình chuyển đổi số cho toàn doanh nghiệp.

• Bước 4: Thực hiện triển khai theo lộ trình theo các KPI rõ ràng: Nhằm xác định rõ ràng KPI để theo dõi kết quả, đồng thời là giai đoạn thực hiện sáng kiến số bằng cách sử dụng công nghệ tốt nhất với thời gian nhanh nhất.

• Bước 5: Đánh giá và xác nhận hiệu quả: Đánh giá hiệu quả đem lại sau một giai đoạn triển khai lộ trình chuyển đổi số, với xác nhận của bên thứ ba nếu cần thiết.

• Bước 6: Báo cáo kết quả thực hiện và cải tiến: Thực hiện báo cáo kết quả thực hiện, xác định các rủi ro và các thay đổi có thể làm ảnh hưởng tới tiến trình triển khai lộ trình chuyển đổi số. Từ đó đưa ra các cải tiến cần thiết.

4. Các yếu tố trụ cột để Chuyển đổi số hiệu quả

Bên cạnh một quy trình thực hiện chuyển đổi số bài bản, cần một số yếu tố trụ cột đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ chuyển đổi số hiệu quả bao gồm:

• Văn hóa và chiến lược số

Chiến lược số đóng vai trò dẫn dắt lộ trình chuyển đổi số theo đúng định hướng và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Cùng với đó, văn hóa số đảm bảo sự đồng thuận và ý chí đổi mới sáng tạo nhằm triển khai thành công chiến lược số.

Kết hợp việc đảm bảo văn hóa số và cả chiến lược số là tối quan trọng khi thực hiện chuyển đổi số. Các yếu tố này cần được tối ưu thông qua truyền thông, đào tạo nâng cao nhận thức về chuyển đổi số đối với lãnh đạo cũng như cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp.

• Gắn kết khách hàng

Chuyển đổi số nhằm mang lại trải nghiệm khách hàng tốt hơn giúp tăng tính gắn kết và mức độ trung thành của khách hàng với tổ chức.

Đây là một trong các động lực thúc đẩy thực hiện chuyển đổi số trong doanh nghiệp, cần xuất phát từ tư duy coi khách hàng là trọng tâm và tìm ra cách thức tối ưu hành trình khách hàng thông qua công nghệ số. Qua đó tối ưu tính gắn kết khách hàng trong quy trình chuyển đổi số.

• Quy trình và cải tiến

Chuyển đổi số là hoạt động dựa trên nền tảng cơ bản là các quy trình sẵn có tại doanh nghiệp. Áp dụng chuyển đổi số nhằm đưa các công nghệ số vào tối ưu quy trình hiện tại hoặc thay đổi hoàn toàn cách thức tương tác trong một quy trình đã có. Để tối ưu được yếu tố này cần khảo sát và chi tiết, rõ ràng các hoạt động trong mỗi quy trình nhằm đánh giá các điểm bất cập, điểm chuyển đổi… từ đó đưa ra các giải pháp số phù hợp.

• Công nghệ

Công nghệ là yếu tố cốt lõi của chuyển đổi số. Trong quy trình chuyển đổi số 4.0, trước tiên cần đánh giá mức độ ứng dụng công nghệ số tại doanh nghiệp ở hiện tại. Đồng thời dựa trên các kết quả khảo sát nhằm nhận định các công nghệ số phù hợp áp dụng tại mỗi giai đoạn của lộ trình. Kết hợp hai yếu tố trên để có được bức tranh công nghệ hiện tại và lộ trình hướng tới tương lai phù hợp nhất.

• Phân tích và quản lý dữ liệu

Dữ liệu là kho vàng của doanh nghiệp. Phân tích và quản lý dữ liệu thành công giúp doanh nghiệp tìm kiếm các cơ hội kinh doanh mới, nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng cũng như ra quyết định quản trị dựa trên dữ liệu. Trong quy trình chuyển đổi số, doanh nghiệp cần có chiến lược thu thập, làm sạch và phân tích dữ liệu thông qua việc xây dựng nền tảng số thống nhất.

 

Các yếu tố kể trên là rất quan trọng để đảm bảo chuyển đổi số thành công. Tuy nhiên để tạo tính gắn kết giữa các yếu tố trong một lộ trình chuyển đổi số bài bản, doanh nghiệp cần một đơn vị tư vấn và cung cấp giải pháp chuyển đổi số phù hợp, am hiểu văn hóa Việt Nam và giàu kinh nghiệm thực hiện.